主题的选择要从平时悬而未决的问题着手,必须合乎参与者的能力层次和关心程度,以参与者一直期待解决的问题为最佳。事先公开主题的做法也是可行的,但与者是否会围绕主题尽力去思考,组织者要考虑清楚。主题必须单一并且明确,不该模棱两可、似是而非,大的主题必须细化,从接近参与者关心的主题开始。
会议开始后,主持人应仔细阐述主题,以便参与者理解。
为了让参加者的灵感相互激励,引发灵感的连锁反应,应督促参加者在规定时间(5分钟)内将自己的灵感写下来,并要求他们在各自发言前将内容整理清晰明了,以便记录员记录在海报纸(白板)上,进而让他人看后产生更多联想,激发更多灵感。
1、主持人应懂得各种创造思维和技法,会前要向与会者重申会议应严守的原则和纪律,善于激发成员思考,使场面轻松活跃而又不失头脑风暴的规则;在参加者发言气氛显得相当热烈时,可能会出现许多违背四大原则的现象,如哄笑别人意见、公开评论他人意见等情况,此时指导员(主持人)应当立即制止。
2、可轮流发言,每轮每人简明扼要地说清楚创意设想一个,避免形成辩论会和发言不均;
3、要以赏识激励的词句语气和微笑点头的行为语言,鼓励与
会者多出设想,如说:“对,就是这样!”“太棒了!”“好主意!
这一点对开阔思路很有好处!”等等;
4、禁止使用下面的话语:“这点别人已说过了!”“实际情况会怎样呢?”“请解释一下你的意思。”“就这一点有用”“我不赞赏那种观点。”等等;
5、经常强调设想的数量,比如平均3分钟内要发表10个设想;
6、遇到人人皆才穷计短出现暂时停滞时,可采取一些措施,如休息几分钟,自选休息方法,散步、唱歌、喝水等,再进行几轮头脑风暴。或发给每人一张与问题无关的图画,要求讲出从图画中所获得的灵感。
7、根据主题和实际情况需要,引导大家掀起一次又一次头脑风暴的“激波”。如课题是某产品的进一步开发,可以从产品改进配方思考作为第一激波、从降低成本思考作为第二激波、从扩大销售思考作为第三激波等。又如,对某一问题解决方案的讨论,引导大家掀起“设想开发”的激波,及时抓住“拐点”,适时引导进入“设想论证”的激波。
8、要掌握好时间,会议持续45 – 60分钟左右,形成的设想应不少于100种。但最好的设想往往是会议要结束时提出的,因此,预定结束的时间到了可以根据情况再延长5分钟,这是人们容易提出好的设想的时候。在1分钟时间里再没有新主意、新观点出现时,头脑风暴会议可宣布结束或告一段落。
记录员应依照发言顺序标号记录点子,在发言内容含糊不清时,应向发言者确认,发言内容过长时,仅记录要点即可。字迹要清晰,确保每位参与者都能看清,海报纸版面应简洁整齐。
会议结束后应该对所作记录进行分类整理,并加以补充,然后交与丰富经验和专业知识的专家组进行筛选。筛选应主要从可行性、应用效果、经济回报率、紧急性等多个角度进行,以选择最恰当的点子。
此外,由于用头脑风暴法产生出来的构想,大部分都只是一种提示,很少是可以用来直接解决问题的。因此整理和完善构想这一步就显得相当重要。在整理补充点子时,为了使构想更具体化,也可继续使用头脑风暴法。
在正确精神指导下进行的头脑风暴法,可以产生关于任何一定主题的丰富的多样性想法,因为每个人都是如此神奇般的独一无二,都有能力进行无数独特的不同联想。经常使用本方法,可以提高员工创造性能力,营造自由开放、轻松有趣、相互激励的氛围,提高工作效率、取得可喜成绩。
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